規(guī)范檔案管理，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

“真沒想到，竟然還能找到十年前的一張表，這下業(yè)主的疑問消除了，問題解決了，幸好檔案室有存檔”“這些合同竟然在開發(fā)商的檔案室全部找到了，為我挽回了損失，非常感謝”......這些都是中鐵地產(chǎn)廣西公司檔案管理員梁永萍在日常管理中經(jīng)常會(huì)聽到這樣的感嘆。企業(yè)檔案統(tǒng)一管理的價(jià)值也在這一刻得到了最直觀的體現(xiàn)。

據(jù)了解，中鐵地產(chǎn)廣西公司從2008年開發(fā)鳳嶺山語(yǔ)城到如今的西派御江，始終踐行“以客戶為中心”理念，堅(jiān)持用產(chǎn)品和服務(wù)助力市民對(duì)美好生活的需求，在為廣大業(yè)主提供美好生活服務(wù)的同時(shí)，形成了一萬兩千多件檔案資料，見證了公司的發(fā)展歷程。為了讓這些檔案煥發(fā)新的活力，助力公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，該公司堅(jiān)持從具體工作做起，不斷夯實(shí)檔案管理工作。一是配備專業(yè)人員和設(shè)置規(guī)范檔案室，確保檔案資料有地方存放和專人管理;二是不斷規(guī)范管理，除了遵守公司檔案管理制度要求外，還結(jié)合實(shí)際對(duì)各業(yè)務(wù)模塊檔案資料歸檔的時(shí)間、范圍、編號(hào)等內(nèi)容進(jìn)行了明確規(guī)定，推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化;三是定期對(duì)檔案歸檔情況進(jìn)行檢查考核，除了做好日常工作外，還對(duì)各業(yè)務(wù)模塊檔案資料歸檔的及時(shí)性和完整性進(jìn)行考核，定期通報(bào)，并接受上級(jí)公司的檢查和監(jiān)督，確保檔案資料能夠真實(shí)還原生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)際情況。

“公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的資料，我們都按照檔案管理的統(tǒng)一要求進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔、移交，存放在規(guī)范的檔案室內(nèi)，定期進(jìn)行檢查，確保檔案管理的規(guī)范和完整，能夠更好更高效的為公司發(fā)展服務(wù)?！绷河榔紝?duì)公司成立以來檔案管理的工作進(jìn)行了簡(jiǎn)單總結(jié)。她表示，檔案是指在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文件材料，內(nèi)容豐富，是公司成立以來生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，具有提供信息、解決矛盾、化解危機(jī)和協(xié)調(diào)關(guān)系等方面的重要功能，雖然辦公地址多次變動(dòng)，但檔案資料始終保持完整。

建設(shè)事業(yè)是百年大計(jì)，一般的建筑物設(shè)計(jì)使用年限在50—70年之間，實(shí)際生活中，往往使用更長(zhǎng)的年限，在這時(shí)間內(nèi)會(huì)遇到對(duì)建筑物的改造(包括裝飾裝修)、擴(kuò)建或拆除活動(dòng)，以及在其周邊進(jìn)行建設(shè)活動(dòng)，或是需要對(duì)該建筑物可能產(chǎn)生的不利影響進(jìn)行評(píng)估，均要參考原始的勘察、設(shè)計(jì)、施工資料，所以我們必須繼續(xù)做好檔案管理的日常工作，讓已經(jīng)進(jìn)入檔案室的資料煥發(fā)出新的生命。對(duì)于今后檔案管理的打算，該公司行政負(fù)責(zé)人如是說。(圖/文 梁永萍)

來源：科技時(shí)報(bào)網(wǎng)